Krijg jij energie van strak geregelde planningen, duidelijke processen en het aanbrengen van rust en structuur in een dynamische omgeving? Ben jij sterk in het inschatten van mensen, het bewaken van overzicht en het soepel schakelen wanneer plannen veranderen? Dan zijn wij op zoek naar jou als onze Studio Workflow Coördinator!

Over Boozed

Bij Boozed draait alles om creatief vakmanschap en uitstekende uitvoering. Maar zonder een sterke regisseur achter de schermen, zouden we die topresultaten niet kunnen leveren. Daarom zijn we op zoek naar een enthousiaste, organisatorische en oplossingsgerichte Studio Workflow Coördinator. Jij creëert overzicht in de projecten en bent daarmee de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat alles op tijd samenkomt om de magische beleving daadwerkelijk te kunnen opleveren. Je werkt in het hart van de organisatie, waar creativiteit, tempo en kwaliteit samenkomen.

Jouw rol

Als Studio Workflow Coördinator zorg jij ervoor dat ideeën werkelijkheid worden. Jij vertaalt de klantwens naar een heldere workflow en concrete stappen om de creatieve beleving te realiseren. Je brengt alle informatie samen, zet projecten strak op in Trello en zorgt dat iedereen weet wat er wanneer nodig is.

Je bewaakt continu de capaciteit, deadlines en werkvoorraad en schakelt moeiteloos bij spoedopdrachten of wijzigingen. Dankzij jouw overzicht en planning kunnen de teams doen waar zij goed in zijn: creëren en uitvoeren. Je signaleert knelpunten vroegtijdig en stuurt bij voordat ze impact hebben op planning of kwaliteit.

Samenwerking

Je bent de verbindende factor tussen verschillende teams en afdelingen. Dat betekent veel afstemmen, prioriteren en organiseren. Je weet precies wie je wanneer nodig hebt om projecten soepel te laten verlopen.

  • Je werkt intensief samen met Sales en de Art Director om de klantwensen scherp te houden en de creatieve kwaliteit te waarborgen.
  • Je vertaalt alle wensen en eisen naar een heldere planning en zet projectmanagers en designers doelgericht in, met duidelijke kaders en ruimte voor creativiteit.
  • Je schakelt nauw met de planner van de buitendienst, die chauffeurs en eventbouwers inplant. Op vrijdag stel jij de volledige planning vast.
  • Samen met de kernspelers van de organisatie draai je mee in de nooddienst, zodat onverwachte situaties snel en soepel worden opgelost.
  • Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor lopende projecten en houdt overzicht, ook wanneer meerdere deadlines samenkomen

Wie ben jij?

Jij blijft rustig onder druk en voelt je thuis in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je denkt vooruit, schakelt snel en communiceert helder. Deadlines en last-minute wijzigingen zie jij niet als stress, maar als een uitdaging die je met overzicht en vertrouwen aanpakt. Je durft beslissingen te nemen en houdt koers, ook wanneer plannen veranderen. Je wilt niet kiezen tussen tempo en kwaliteit; jij weet hoe je beide combineert!

Wat neem je mee?

  • Je houdt van puzzelen, plannen en het creëren van overzicht
  • Je stelt moeiteloos prioriteiten en denkt in oplossingen
  • Oog voor detail én gevoel voor het grotere geheel
  • Ervaring met planningstools (ervaring met Trello is een pré)
  • Beschikbaar voor 32–38 uur per week
  • Je hebt ervaring in een dynamische, projectmatige omgeving (bijvoorbeeld events, productie of creatieve dienstverlening)

Wat mag je van ons verwachten?

  • Een veelzijdige rol met veel verantwoordelijkheid en impact
  • Ruimte voor eigen initiatief en het verbeteren van processen
  • Een marktconform salaris met een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden
  • Een inspirerende, informele werkomgeving met dagelijks een gezonde lunch
  • Sportschoolregeling, yoga en padel
  • Doorgroeimogelijkheden en ruimte voor jouw persoonlijke ambities
  • Gezellige vrijdagmiddagborrels aan de Boozed Bar
  • 2–3 gave bedrijfsuitjes per jaar

Zo kan je dag eruitzien!

Je start de dag met een kop koffie en opent Trello. Je checkt:

  • wat er gisteren is afgerond
  • welke deadlines vandaag kritisch zijn
  • of er nieuwe aanvragen zijn binnengekomen van Sales of Projectmanagers
  • of er wijzigingen zijn in lopende projecten

Je ziet meteen: waar moet vandaag de focus liggen?

Je zet de planning voor vandaag en morgen strak:

  • welke designers waar aan werken
  • welke opdrachten door moeten naar werkvoorbereiding
  • waar eventueel geschoven moet worden

Je stemt kort af met de Art Director / Design Lead:

  • klopt de prioritering?
  • zijn er creatieve of technische risico’s?

Daarna communiceer je helder richting het team:

dit zijn de prioriteiten, dit is de volgorde, dit is wat vandaag af moet.

Nieuwe aanvragen komen binnen:

  • een spoedaanpassing van een PM
  • een nieuwe salesaanvraag
  • een ontwerp dat klaar is voor werkvoorbereiding

Jij checkt:

  • is de briefing compleet?
  • zijn maten, deadlines en deliverables helder?
  • is dit realistisch binnen de capaciteit?

Waar nodig stel je bij, stel je vragen of zeg je:

👉 “Dit kan, maar dan schuift X”
👉 “Dit kan niet vandaag, wél morgen”

Jij bewaakt de haalbaarheid.

Je loopt langs de studio:

  • checkt hoe het team ervoor staat
  • ziet waar iemand vastloopt
  • helpt prioriteiten verduidelijken

Je bewaakt dat afgeronde ontwerpen:

  • correct worden overgedragen aan werkvoorbereiding
  • met de juiste versie, juiste bestanden en juiste info

Je voorkomt dat er fouten of misverstanden ontstaan later in het proces.

Lunchtime! Informeel moment met je collega’s, even los van deadlines; maar vaak hoor je hier al waardevolle signalen.

Je kijkt verder dan vandaag:

  • hoe ziet de komende week eruit?
  • waar ontstaan pieken?
  • is er voldoende capaciteit in de studio?

Je maakt een korte forecast en bespreekt dit met:

  • Projectmanagement
  • Sales (indien nodig)

Zo voorkom je verrassingen.

Je ondersteunt de planning richting buitendienst:

  • deadlines afstemmen
  • info compleet maken
  • schakelen bij wijzigingen

Op vrijdag neem jij de volledige planning over — vandaag check je alvast of alles daarvoor goed staat.

Tussendoor vang je onverwachte dingen op:

  • een last-minute wijziging
  • een vraag van werkvoorbereiding
  • een spoedje dat écht niet kan wachten

Jij blijft rustig en houdt overzicht.

Aan het eind van de dag werk je aan kleine verbeteringen:

  • Trello opschonen
  • briefingformats aanscherpen
  • checklist voor overdracht verbeteren
  • terugkerende knelpunten vastleggen

Dit zijn kleine dingen met groot effect.

Je checkt:

  • staat morgen helder in de planning?
  • weet iedereen wat de prioriteiten zijn?
  • zijn risico’s benoemd?

Je sluit af met rust in je hoofd — want jij hebt overzicht.

Enthousiast?

Zie jij jezelf als degene die overzicht houdt, knopen doorhakt en ervoor zorgt dat iedereen kan knallen? Stuur dan je CV en een korte motivatie naar ons op via onderstaande knop. We kijken ernaar uit je te ontmoeten! Solliciteren bij Boozed doen we in 4 transparante stappen.

Stap 1

Kennismaking

Hey, welkom bij Boozed! Dat zijn waarschijnlijk de eerste woorden die je van ons gaat horen. Je merkt al snel dat er een informele sfeer is. We zijn namelijk ook echt nieuwsgierig naar jou als mens. Wat zijn je hobby’s, wat doe je zoal in het leven? Even kijken of we bij elkaar passen! 

Stap 2

De inhoud

Vervolgens gaan we meer op de inhoud van de functie in. Wat verwachten wij van jou en hoe ziet jouw takenpakket er dan in de praktijk uit? Zo kunnen we kijken of jij de juiste kennis en vaardigheden hebt voor deze functie! En voor jou is het een moment om te bepalen of deze baan bij je past.

Stap 3

Ons voorstel

Ben jij nog steeds enthousiast en denken we dat je een goede toevoeging bent voor ons team? Dan doen we je graag een voorstel! Je ontvangt per mail het salaris wat wij in gedachten hebben en tegen welke voorwaarden je bij Boozed kunt komen werken. Is alles akkoord? Door naar de volgende stap!

Stap 4

De grote dag

Daar ben je: je eerste echte werkdag bij Boozed! Je staat netjes op tijd voor de deur, helemaal klaar om te knallen. Eerst nog even een klein rondje langs je nieuwe collega’s en dan aan de slag. Welkom, wij hebben er zin in!